Quy trình lập kế hoạch

[vp_hiennguyen_1974]

Do nhu cầu "bức xúc" của nhiều Anh (Chị) Em, dưới sự chỉ đạo của Ban tổng giám đốc, Phòng KHSX đã phối hợp với nhiều phòng ban, xí nghiệp cho ra "lò" quy trình lập kế hoạch SXKD còn "nóng hổi". Kính mời mọi người cùng chiêm ngưỡng "dung nhan" và thực hiện đúng. thanks.

QUY TRÌNH

LẬP KẾ HOẠCH SXKD NỘI ĐỊA & GIAO HÀNG XUẤT KHẨU

(Ban hành kèm theo Quyết định số 180/QĐ-GĐ ngày 25/05/2010

của Tổng giám đốc công ty cổ phần công nghiệp cao su Miền Nam)

1. Nguyên tắc của quy trình
1.1. Các vùng miền Công ty lập kế hoạch tiêu thụ chi tiết. Phòng xuất nhập lập kế hoạch chi tiết theo đơn hàng đã đàm phán.
1.2. Phòng bán hàng nội địa và Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm về kế hoạch tiêu thụ và tổ chức thực hiện. Phòng KHSX chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất đáp ứng tối đa nhu cầu của các vùng miền.
1.3. Công ty điều hành sản xuất, tiêu thụ theo kế hoạch đã ban hành. Các Xí nghiệp sản xuất theo kế hoạch chi tiết Công ty giao. Các vùng miền bán sản phẩm trong kế hoạch Công ty (cả kể kho dự phòng).
1.4. Quá trình lập và điều chỉnh kế hoạch sản xuất, tiêu thụ đều phải được thể hiện trên chương trình ERP.

2. Các bước lập kế hoạch theo quy trình
2.1. Quy trình lập kế hoạch SX- TT nội địa
2.1.1 Quy trình lập kế hoạch

* Bước 1 : Phụ trách vùng miền căn cứ vào đơn hàng từ khách hàng, lập kế hoạch chi tiết vào chương trình ERP (hoàn tất vào ngày 20 hàng tháng)
- Đối với tổng kho sản phẩm: Căn cứ vào kế hoạch các vùng miền để nhập hàng.
- Đối với kho hàng gởi Miền Bắc và Miền Trung: Phụ trách vùng miền lập kế hoạch hàng gởi, gởi cho phòng KHSX (hoàn tất vào ngày 20 hàng tháng).

* Bước 2: Trưởng phòng bán hàng nội địa, trưởng phòng kế hoạch sản xuất căn cứ vào số liệu đăng ký tiêu thụ các vùng miền, và năng lực sản xuất các Xí nghiệp, làm việc với Phó tổng giám đốc TT&BH nhằm cân đối sản lượng tiêu thụ (hoàn tất trước ngày 22 hàng tháng).


* Bước 3: Dựa vào số liệu tiêu thụ vùng miền (đã chỉnh sửa, nếu có) Trưởng phòng kế hoạch sản xuất tiến hành lập kế hoạch SXKD Công ty, trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt và đưa vào chương trình ERP (Trước ngày 25 hàng tháng).

* Bước 4: Phòng vật tư lập và cung cấp vật tư, BTP, các xí nghiệp sản xuất theo kế hoạch đã ban hành.

2.1.2. Quy trình điều chỉnh kế hoạch
- Các phụ trách vùng miền khi có nhu cầu điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ (tăng hay giảm), làm việc với Trưởng phòng bán hàng nội địa.
- Trường hợp tự điều chỉnh: không thay đổi tổng tiêu thụ vùng miền (kể cả dự phòng) - thực hiện 2 ngày/lần: Trưởng phòng bán hàng nội địa tiến hành cân đối và chỉnh tăng (hay giảm) giữa các vùng miền.
- Trường hợp cần điều chỉnh: thay đổi tổng tiêu thụ vùng miền (kể cả dự phòng) -thực hiện 7 ngày/lần: Trưởng phòng bán hàng nội địa lập yêu cầu điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ.
- Căn cứ vào yêu cầu điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ, Phòng kế hoạch cân đối sản xuất các Xí nghiệp và ban hành kế hoạch SXKD điều chỉnh.
- Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất điều chỉnh, lập kế hoạch vật tư cung cấp cho các xí nghiệp.

2.1.3. Thời gian điểu chỉnh kế hoạch
- Các vùng miền: Vào lúc 8 giờ - 10 giờ các ngày lẻ trong tuần.
- Trưởng phòng bán hàng nội địa: Vào lúc 10 giờ các ngày 5, 12, 18, 25 trong tháng.
- Các Xí nghiệp: Vào lúc 10 giờ các ngày 6, 13, 19, 26 trong tháng.
- Trường hợp đặc biệt, Tổng giám đốc chỉ đạo trực tiếp.

2.2. Quy trình sản xuất và giao hàng xuất khẩu
2.2.1. Các quy định chung

• Đơn hàng tạm: Đơn hàng do phòng xuất nhập khẩu lập, yêu cầu các xí nghiệp liên quan xác nhận.
• Đơn hàng chính thức: Đơn hàng do phòng xuất nhập khẩu lập dựa trên đơn hàng tạm mà các xí nghiệp đã xác nhận, được Tổng giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký và ban hành.
• Đơn hàng tồn: Đơn hàng còn sót lại từ tháng trước, bao gồm: nguyên đơn, một phần đơn.
• Người phụ trách đơn hàng Xí nghiệp: là người theo dõi việc xác nhận và tiến độ thực hiện đơn hàng. Người phụ trách đơn hàng là giám đốc xí nghiệp hoặc người được giám đốc xí nghiệp ủy quyền (có văn bản ủy quyền).
• Số lượng sản phẩm trong đơn hàng

• Phòng xuất nhập khẩu ký kết đơn hàng với dung sai ±5%.
• Phòng kế hoạch Cty giao kế hoạch sản xuất đúng số lượng theo đơn hàng chính thức.
• Xí nghiệp sản xuất và nhập kho trong giới hạn 97% - 100% đơn hàng chính thức. Nếu xí nghiệp vẫn vượt số lượng sản xuất vẫn cho phép nhập kho nhưng sẽ làm rõ trách nhiệm. Phòng xuất nhập khẩu phải quản lý số sản phẩm dư này và có giải pháp giải quyết nhanh nhất.

• Kho xuất khẩu: Sản phẩm xuất khẩu sau khi sản xuất phải nhập kho xuất khẩu.
• Áp sản lượng sản xuất cho đơn hàng chính thức: Sản phẩm sau khi nhập kho xuất khẩu, Xí nghiệp tiến hành áp cho từng đơn hàng chính thức chi tiết.
• Áp sản lượng chuyển kho lắp ráp cho đơn hàng chính thức: Xí nghiệp tiến hành áp sản phẩm cho từng đơn hàng đối với sản phẩm đóng bộ.

2.2.2. Quy trình xuất khẩu

• Bước 1:

- Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, tiến hành lập đơn hàng tạm và yêu cầu các xí nghiệp liên quan xác nhận đơn hàng (quy cách, số lượng, thời gian giao hàng, khách hàng, yêu cầu khác).
- Sau khi lập xong đơn hàng tạm, Phòng xuất khẩu thông báo số hiệu đơn hàng (bằng mail, điện thoại, chat…) với người phụ trách đơn hàng xí nghiệp để xem xét và xác nhận kịp thời.
- Đối với các đơn hàng điều chỉnh: Phòng xuất khẩu lập đơn hàng mới, thay thế cho đơn hàng đã ban hành (trong ERP sẽ thể hiện số liệu của cả đơn hàng cũ và mới để các bộ phận liên quan tiện theo dõi) và yêu cầu xí nghiệp xác nhận lại đơn hàng.
- Đối với các đơn hàng tồn, Phòng Xuất nhập khẩu lập đơn hàng mới (nguyên đơn hay một phần của đơn hàng) trình Tổng giám đốc (hay người ủy quyền) ký ban hành, không cần phải đợi xác nhận của Xí nghiệp. Thời hạn để chuyển hết các đơn hàng này là ngày mồng 2 hàng tháng.

• Bước 2

- Người phụ trách đơn hàng Xí nghiệp sau khi nhận được thông báo về đơn hàng tạm, đơn hàng điều chỉnh xem xét và xác nhận đơn hàng (trên ERP). Đối với các đơn hàng lớn không thể đáp ứng trong tháng hay trong thời gian mà Phòng xuất nhập khẩu yêu cầu, phải xác nhận bằng cách lập nhiều đơn hàng (quy cách, số lượng, thời gian hoàn thành).
- Người phụ trách đơn hàng Xí nghiệp phải xác nhận đơn: chấp nhận, không chấp nhận hay chuyển sang tháng sau. Trường hợp không chấp nhận hay chuyển sang tháng sau phải ghi rõ lý do. Thời hạn xác nhận đơn hàng: 2 ngày kể từ ngày nhận được đơn hàng tạm.

• Bước 3

- Căn cứ xác nhận đơn hàng của Xí nghiệp, phòng xuất nhập khẩu lập đơn hàng chính thức (kể cả đơn hàng bổ sung) trình Tổng giám đốc (hay người được ủy quyền ) ký và ban hành.
- Căn cứ các đơn hàng chính thức, phòng kế hoạch lập và ban hành kế hoạch xuất khẩu.
- Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng xuất khẩu, lập kế hoạch vật tư cung cấp cho các xí nghiệp theo đúng tiến độ sản xuất.

• Bước 4

- Các Xí nghiệp căn cứ vào kế hoạch sản xuất và đơn hàng chính thức đã ban hành, bố trí sản xuất, nhập kho sản phẩm xuất khẩu và áp chi tiết theo từng đơn hàng. Thời hạn áp chi tiết cho từng đơn hàng là 2 ngày.
- Các Xí nghiệp tiến hành áp và theo dõi các đơn hàng ghép cont, đóng bộ. Cụ thể như sau:
+ Đối với ghép cont: - Xí nghiệp tiến hành áp sản lượng và giao đúng theo đơn hàng xuất khẩu yêu cầu (số lượng, thời gian..).
- Phòng xuất nhập khẩu ban hành lịch giao hàng xuất khẩu hàng tuần quy định rõ thời gian, địa điểm và đơn hàng sẽ ghép cont để xí nghiệp chuẩn bị.
- Trường hợp hàng rớt lại do đầy cont: Các xí nghiệp vận chuyển nhập trả lại kho xí nghiệp ngay sau khi ghép cont và thông báo cho phòng xuất nhập khẩu. Phòng xuất nhập khẩu phải quản lý số lượng hàng rớt này để tiến hành giao ghép với các đơn hàng sau.

+ Đối với lắp ráp (đóng bộ): - Xí nghiệp tiến hành áp sản lượng và giao hàng đúng theo đơn hàng xuất khẩu yêu cầu (số lượng, thời gian …).
- Xí nghiệp tại địa điểm lắp ráp bộ, căn cứ vào lịch giao hàng xuất khẩu, thông báo với xí nghiệp cần lắp ráp bộ về số lượng, chủng loại phù hợp với tiến độ sản xuất và lắp ráp bộ.
- Trường hợp hàng rớt lại do đầy cont: Xí nghiệp tại địa điểm lắp ráp bộ có nhiệm vụ nhập kho số lượng dư và thông báo cho phòng xuất nhập khẩu. Phòng xuất nhập khẩu phải quản lý số hàng rớt này để đi ghép với các đơn hàng sau, hay đề xuất với Tổng giám đốc các giải pháp khác trong trường hợp đơn hàng bị hủy (chuyển khách hàng khác, chuyển bán nội địa …).

- Việc điều chuyển từ kho xuất khẩu sang kho nội địa phải có sự phê duyệt của Tổng giám đốc.
- Phòng Xuất nhập khẩu tiến hành theo dõi quá trình nhập kho sản phẩm theo đơn hàng, đặc biệt là hàng lắp ráp tại các xí nghiệp và chủ động về thời gian xuất khi đủ đơn hàng.



TỔNG GIÁM ĐỐC